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Hace pocos días la DIAN expidió una regulación para las compras de bienes y servicios a quienes no están obligados a facturar, eso es el documento soporte.
En resumidas cuentas, el documento soporte es un documento que expide el comprador, si, el comprador del bien o el servicio proveniente del proveedor no obligado a facturar. Seguramente la DIAN toma esta determinación para poder tener certeza (como con la factura electrónica) de las operaciones que realiza una empresa con personas no obligadas a facturar. El documento soporte es un documento que acredita la compra del bien o del servicio a personas no obligadas a facturar, algo así como las personas que regularmente emiten cuentas de cobro. Este documento lo genera el comprador, al momento de realizar la transacción, con este documento se soportará, documentará y contabilizará la operación de compra a los sujetos no obligados, sin este, el gasto no podrá deducirse, por eso es importante tenerlo siempre. El documento debe expedirse siempre que se genere una compra o adquisición de servicio a un no obligado a llevar contabilidad.
Según lo indicado en la Resolución 00042 de 2020, los requisitos son:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN. En relación con las especificaciones. Esto en términos prácticos significa tener la forma de enviarlo mediante una plataforma tecnológica para que sea devuelto firmado o tener un talonario físico que sea almacenado en los libros contables, expedido por una litografía con numeración y resolución de documento equivalente.
6. Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación.
Ya en la DIAN se puede solicitar la resolución correspondiente a los documentos equivalentes para numerar aquellos que se expidan, será obligatorio tener estos documentos a partir del 15 de agosto de 2020.
Por este motivo, pregúntanos cualquier duda que tengas y así podremos ayudarte a comenzar a cumplir con esta nueva obligación.